为了完整系统地保存市人大常委会及机关各办事机构、工作机构在工作活动中形成的公文、电报、簿册、录音等各种门类和各种载体的档案，提高档案管理水平，更好地发挥档案的查考和凭证作用，以适应机关各项工作的需要，特制定本制度。

    一、归档范围

    凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

    1、本市的历届历次人民代表大会和市人大常委会会议的全套会议文件；

    2、市人大常委会机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

    3、市人民代表大会、常委会会议、常委会党组会议、主任会议、秘书长办公会议等会议记录；

    4、常委会及机关各办事机构、工作机构的工作计划、总结、报告；

    5、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；

    6、本机关外出调查研究形成的重要文件材料；

    7、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿等文件材料；

    8、内容重要的人民来信、来访材料，领导的批示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料；

    9、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规、文件；

    10、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

    11、上级机关转发本机关的文件(包括报纸、刊物转载)；

    12、全省人民代表大会全套会议文件和省人大常委会会刊；

    13、机关基本建设(包括土建、设备、设施等)计划、图纸、验收等技术资料；

    14、本机关召开的重要会议、常委会领导及人大代表视察、执法检查等活动及其他具有特殊意义和保存价值的声像材料均属归档范围。

    二、归档的时间

    1、参加上级会议带回的有关材料，会议结束后一周内归档；

    2、各委、办、室承办的文件，办理完毕后归档；

    3、本机关召开的各种会议有关文件材料和记录，会议结束后一周内归档；

    4、各委、办、室立卷归档的文件材料，半年归档一次；

    5、机关购进的空调机、复印机等仪器、仪表等设备的说明书、装箱单、图纸等随机文件材料，在设备开箱时归档；

    6、机关基建方面的文件材料、图纸，在工程竣工时归档；

    7、当年文件材料应在次年第一季度前全部归档。

    三、归档要求

    1、案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用；

    2、在归档的文件、材料的立卷中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件各种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷；

    3、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；

    4、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；

    5、卷内文件材料应按排列顺序，统一在有文字内容的每页材料正面右上角、背面左上角依次编写页号；图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号；

    6、对永久和定期的案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；

    7、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者；

    8、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责；备考表应置卷尾；

    9、案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，一般包括责任者、内容和名称等，体式一致，文字简练，使用简称应通用易懂，并用毛笔书写，字迹要工整、清晰；

    10、卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；

    11、案卷的排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。案卷排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动；

    12、按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置，在同一册案卷目录中不得出现重复的案卷号；

    13、案卷目录应区别不同保管期限，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。

    四、档案的利用

    1、本机关内部向档案室借阅档案、资料，必须履行借阅登记手续；

    2、外单位借阅档案和资料时，必须持该单位介绍信，经办公厅领导同意后方可借阅。非工作需要任何个人不予借阅；

    3、借阅人员必须遵守《档案法》，爱护档案资料，保持完整清洁，不得擅自抄录、涂改、圈划、损毁档案，不得转借；

    4、为了保守机密，电报和文件及档案材料原则上不宜翻印、复制、摘抄。如确属工作需要，应经办公厅领导批准；

    5、档案和资料借出时间一般不得超过一周，如需延期，应办理续借手续；

    6、借阅人员归还档案、资料时，应检查点交，当面注销。